Theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, tiêu chí đối với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế và không có mã của cơ quan thuế cho người bán và người mua, tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử phải là tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin được thành lập theo pháp luật Việt Nam; thông tin về dịch vụ hóa đơn điện tử được công khai trên trang thông tin điện tử của tổ chức.
Các tổ chức này phải có hạ tầng kỹ thuật, thiết bị công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu như: cung cấp giải pháp khởi tạo, xử lý, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế và không có mã của cơ quan Thuế cho người bán và người mua theo quy định của pháp luật về hoá đơn điện tử và pháp luật khác có liên quan; có giải pháp nhận, truyền dữ liệu hóa đơn điện tử với người sử dụng dịch vụ; giải pháp truyền, nhận dữ liệu hoá đơn điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử.
Cùng với đó, thông tin quá trình nhận, truyền dữ liệu phải được ghi nhật ký để phục vụ công tác đối soát. Còn phải có giải pháp sao lưu, khôi phục, bảo mật dữ liệu hoá đơn điện tử; có tài liệu kết quả kiểm thử kỹ thuật thành công về giải pháp truyền nhận dữ liệu hoá đơn điện tử với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.
Đối với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử thì phải là tổ chức được thành lập theo pháp luật Việt Nam, có tối thiểu 5 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin; thông tin về dịch vụ hóa đơn điện tử được công khai trên trang thông tin điện tử của tổ chức.
Về tài chính, Thông tư số 78 quy định rõ các tổ chức này phải có ký quỹ tại một ngân hàng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam hoặc có giấy bảo lãnh của một ngân hàng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị không dưới 5 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.
Về kỹ thuật, tổ chức này phải có hạ tầng kỹ thuật, thiết bị công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu: cung cấp giải pháp khởi tạo, xử lý, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của pháp luật về hoá đơn điện tử và pháp luật khác có liên quan; có giải pháp kết nối, nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế cho người bán và người mua; giải pháp kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Thông tin quá trình nhận, truyền dữ liệu phải được ghi nhật ký để phục vụ công tác đối soát...
Thông tư số 78 cũng quy định, Tổng cục Thuế đăng tải tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn với cơ quan Thuế. Đồng thời đăng tải công khai tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử lên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử gửi hồ sơ chứng minh đáp ứng các tiêu chí, gồm tài liệu mô tả dịch vụ và cam kết thực hiện đến Tổng cục Thuế. Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, Tổng cục Thuế đăng công khai tài liệu mô tả dịch vụ và cam kết của tổ chức lên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Các tổ chức phải chịu trách nhiệm về hồ sơ văn bản cung cấp. Trong quá trình hoạt động, trường hợp phát hiện tổ chức cung cấp dịch vụ không đúng quy định, Tổng cục Thuế thông báo và hủy thông tin công khai của tổ chức trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, Tổng cục Thuế và tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử thống nhất các nội dung về ủy quyền cấp mã trong trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố hoặc ủy thác thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ cho các đối tượng quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.